2020年，疫情防控处于最吃劲阶段，天津大学对近千场校内会议展开全面梳理以及风险管控，之后有了一场会议安排的调整，这份通知里的每一条，都对应着当时实际有确切发生的聚集性疫情情况所出现的示例，有着对应联系 ，是相关现实案例展示。
会议数量压减的硬杠杠
2020年2月至4月期间，天津大学各单位的会议数量同比下降了76%。在此期间，校办统计发现，仅3月份就取消了计划召开的42场大型会议。这些被取消的会议中，有21场通过下发文件直接部署工作，无需再将人员聚集。例如当年的本科教学工作会议，原本要召集各学院教学副院长、教务员等八十余人，最终改成文件传阅加线上答疑，两天便完成了所有工作部署。
要知道，压减会议可不是会被视作轻易的那种简单粗暴的一概而论做法。学校那时向各个单位提出要求，要先试着理清哪些会议是必定得召开的、哪些是能够进行合并操作的、哪些是能够予以取消的情况。当时呢，化工学院上报过来的3月份会议计划存在8场，在经过校办审核这个流程之后，仅仅只保留了2场涉及重大项目申报的评审会，其余的6位则全部都被变更为线上沟通这一沟通方式或者文件进行流转这种流转形式了。而这种审核模式情况一直延续到当年6月，进而有效地达成了减少校内人员出现交叉流动这一结果。
参会人数的严格上限
参加会议的人数在会场中不超30人，此数字乃依据天津大学会议中心报告厅实测数据而定，后勤保障部于2月中旬针对校内好些会议室开展了通风以及间距测试，其结果表明，在维持1米以上间距的情形之下，多数会议室能够容纳的人员数量最多是25至30人，一旦超出这个人数范围，要么就得更换成更大的场地，要么就得变成视频会议。
健康调查环节于2020年3月出现过一回典型案例，某学院打算召开一场28人的科研项目推进会，在会前健康筛查之际，发觉有两名参会人员所在小区14天内出现过确诊病例，校办核实之后即刻要求那两人改为线上参会，于此，现场参会人数降至26人，当天举行会议在会上，那两人借助视频全程参与商讨，会议照常开展，从此以后，各个单位在报备会议时光均会预先做好人员健康排查。
会场布置与防护细节
2020年上半年对通风以及间距的要求执行得极为苛刻严谨。学校物业部门制订了专门的会场消毒流程，会前2小时要完成地面还有桌椅的消毒，会前1小时把窗户打开进行通风，会议期间每隔半小时就要通一次风。当年4月，机械学院举办的一场有30人的学位评审会，场地选在空间比较大的第26教学楼A区一层大厅，原本是可以容纳200人的场地却只摆放了30个座位，座位相互之间间隔1.5米。
一系列固定流程在茶具消毒方面得以形成，学校采购了一批供会议期间使用的一次性纸杯，且是统一进行采购的，对于那些必须使用瓷杯的会议就此出台了对应举措专门适用于这些会议了，像接待校外专家的小型座谈会这种会议，会议中心配备了专用消毒柜，执行着“一人一杯一消毒”这样的标准，现场工作人员会于入口处来对所有参会人员展开体温检测工作，一旦体温超过37.3度的参会人员就全部会被劝返，并且还要如实地做好登记并上报相关情况。
主办单位的防控责任
要承担主体责任的是会议主办单位，这表明从会议申请开始，一直到现场执行，每一个环节都存在着负责的人。在2020年3月的时候，精仪学院申报了一场国际学术研讨会线上会议，虽说不需要现场去参会，然而学院依旧制定了详细的线上会议方案，其中涵盖了网络带宽保障以及突发断网应急预案等内容。在校办进行审核时发现预案里没有明确应急联系人，于是要求学院补充之后才通过审批。
具体人员身上体现着防控责任的落实，那时各单位都指定了专门负责会议防疫的人，这人负责会场布置、人员排查、物资准备等事项，2020年5月在卫津路校区举办了一场小型学术沙龙，因会议负责人提前检查会场通风设备，发现排风扇有故障，便及时更换了场地，避免了当天会议出现空气流通方面的问题。
线上会议的全面铺开
在2020年春季学期里，视频会议变为常态，电视电话会议也成了常态化的存在。学校信息与网络中心于2月底时，紧急对视频会议系统做了扩容处理，把并发会议容量从起初的10场，提升至50场。从3月开始一直到5月，全校借助视频会议系统召开的各类会议数量超过300场，其中规模最大的一场是全校教职工大会，在线人数超出4000人。
跨校区的会议，主要借助电视电话会议来进行，北洋园校区与卫津路校区相距40多公里，以往不少会议所需人员得在两个校区来回奔波，2020年3月之后，校办于两个校区的会议中心都配备了电视电话会议设备，跨校区会议全都改成了这种形式，仅2020年上半年，跨校区流动人次就减少了超过2000人次。
会议报备的长效机制
上线会议申请功能之后，天津大学的会议管理达成了全程留痕。 自2020年3月起直至6月，校办总共收到了会议申请485份，当中现场会议申请有137份，线上会议申请为348份。 全部现场会议都历经了严格审核，最终获准召开的现场会议仅仅89场，平均每日不到1场。
这种报备机制持续沿袭下来，演变成常态工作，各单位于报送会议方案之际，务必明晰防控措施、人员规模、场地安排等方面内容，2020年6月，某直属单位呈交了一场50人现场会议的申报，校办审核之后判定场地不符合间距要求，遂要求变更为视频会议，该单位再度申报后获得批准，未曾经由学校审批的会议一概不准举办，此规定于当年确保了每场会议的防疫安全。
于你身处之单位或者学校于疫情防控期间，有无碰到过因会议规模受限故而临时改成线上开展的情形呢？欢迎于评论区去分享其时的经历哟。
